按客户不同，轻重缓急不同，我们需要将每天收到的询盘进行分类。对老客户的询盘直接回复就行；对新客户有必要进行仔细分析，通过分析了解清楚买家的意图，采购兴趣，公司实力等详细情况。总之，对买家的要求了解越多，回复就越能够引起买家的注意和兴趣。以下几点是回复询盘的一些基本要素：

全面：一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴；另外，邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单，结构松散。有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写，这在正式的商务来往中是不可取的。

 具体：给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。

 清楚：电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是语句都应整洁明了，少使用难懂的词语或表达法。

及时：第一时间回复体现尊重和效率。回复得太迟不仅仅会失去商机，而且会让买家对我们的效率产生怀疑。

礼貌：礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语语气，尊重对方的风土人格，禁忌和宗教信仰；人称表达上要尽量少用第一人称，多用“You”。

具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种，规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。

对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待，一定要及时回复。为了增加回复的吸引力和说服力，在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户，让客户更全面透彻地了解公司。
 

 如你与某外商第一次联系，这里给大家一个写得不错的联系函格式供参考：
To:客户公司名称
Attn:客户姓名
Re:客户求购的产品名称

We are pleased to get to know that you are presently on the market for XX product,and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China,we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation.

Herewith pls find our competitive offer as follows:
Product:
Specification:
Packing:
Quantity:as per your requirement
Payment:T.T
Price:USD xxx（Expiry Date：xxx）

If the product we offered above is some different from what you require actually,kindly inform us in detail,we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap. To know more about our corporation,kindly visit our website:www.xxx.com.

Pls kindly check and revert at your earlist.

Best regards，

Co:
Add:
Tel:
Fax:
Mobile：
E-mail:
 

备注：
1、邮件标题只能是客户求购的产品名称，最好不要加其它任何多余语言，这样客户打开你邮件的可能性就可大大增加；
2、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议一般情况下最好不用提，客户在哪里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；
3、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的；那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！
4、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；
5、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价格报得太低，客户会觉得你不专业或者产品质量比较差；报价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；
6、第一次联系客户时，附件不宜过大，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；
7、给买家回复询盘时最好能使用自己公司的企业邮箱，企业邮箱给客户的感觉更加专业和正规，但因目前垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外买家列入黑名单，我们发的邮件可能最终进不了客户的邮箱；我们建议在后期追踪询盘时能换用其他一些门户网站邮箱，如HOTMAIL，GMAIL,YAHOO等等；
总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程。