本页介绍一些如何提高公司电邮免责声明效果的一些技巧， 提供几个免责声明样板。Policy Patrol 适用于 Exchange 2003， Exchange 2000， Exchange 5。5， Lotus Notes/Domino 以及其它任何 SMTP 邮件侍服器。

使用机密文件头
对敏感性电邮， 如财务和人事部门发出的邮件， 最好给收件人加机密信头 。在免责声明使用收件人姓名和电邮地址合并即可。机密提示应在电邮之首，因为这是收件人最先阅读的部份。把提示放在信尾意味着收件人先阅读邮件，然后才发现自己不该阅读这份邮件。

每个部门加不同的免责声明
每个部门用不同的免责声明，因为 每个部门面临的问题不同。例如，销售部门需要注明所有报价只在30天内有效，公司的付款条件适合所有订单。如果是秘书部， 可能要注明，发寄件人只是为经理发信，经理必须确认任何协议 (最好报上经理大名，和用合并字段输入名字)。另一方面， 财务人事部门的邮件多有机密性质，因此需要强调机密性。

在内部邮件中加上免责声明
在内部邮件加免责声明也很重要，因为许多官司也是因为攻击性邮件的内部传播而起。内部免则声明应与外有别， 因为针对的问题不同。例如，内部邮件在病毒和合同问题上关系不太大， 但是机密性和员工法律责任是免责声明所要强调的。你可创建一份通用免责声明，附于每个内部邮件，你也可以根据用户/部门创建。比如，帮助服务台的免责声明和人事部的免责声明就会大相径庭。

必要时用个人免责声明
某些用户，如主任和管理员， 根据工作性质不同可以要求使用个人免责声明。比如，这些用户可能声明他们的意见只代表作者，而不代表公司， 除次之外， 经常发送附件的用户需要电邮传播病毒的警告。

公司口号或信息
您可把公司口号加在电邮中。口号或信息可以固定，也可定期更改。比如， 在信头或信尾可以加入以下 信息:

最新产品
活动预告
促销活动
公司新闻
客户提醒
当然这些信息可以因部门和内外有别。如果你启用了多种附前/附后的免责声明， 就可以确定几个统一和个别用户的页眉页脚。确定免责声明的顺序后， 你仍然可以在不断变化的口号上下添加免责声明。这样调整免责声明节省了每次口号变化时都要改变声明的时间。

置前置后免责声明
根据电邮的敏感程度， 你可选择把免责声明置前或置后。敏感性电邮声明最好置前， 普通电邮最好置后。如果需要签名， 最好是置于最新的正文之后。

 来自Maple-tree网站
 

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